Какви функции има документът и как се използва?
Документът представлява стабилно закрепен и труден за подправяне знак (най-често писмен), който свидетелства за важни факти и обстоятелства. За разлика други доказателствени средства (например устните показания, някои криминалистични следи и т.н.), документът има конкретен веществен израз и конкретно формулирано съдържание, което позволява недвусмислено установяване на неговото правно значение, автентичност, време на издаване. Това придава на документа голяма доказателствена сила.
Някои документи не придобиват правна стойност, ако не съдържат стриктно установени от закона реквизити (например запис на заповед). В повечето случаи липсата на подпис в документа също го лишава от правна стойност – обикновено такъв документ съставлява проект, но не и завършено изявление.
Ако е налице официален документ, издаден от длъжностно лице и в рамките на служебните му правомощия (например влязла в сила присъда), самото съществуване на документа определя посочените в него обстоятелства като истинни и до доказване на противното всички се задължават да се съобразяват с това.
Ако е налице частен документ, за категорично доказани се считат само тези факти и обстоятелства, които са неблагоприятни за частното лице, издало документа (например писмо, в което подателят признава свое задължение).
Някои факти и обстоятелства (например плащането на пари) не могат да се доказват по друг начин, освен чрез документ.
Особен род документи са т.н. „ценни книжа“ (например банкнотите), които със самото си съществуване материализират определено право; ако такъв документ бъде унищожен физически, се погасява и материализираното в него право.
Общото за всички документи е, че за своята валидност те трябва да следват установената от закона форма и съдържание, да са издадени от лице, което има право на това и да не страдат от правни пороци – например измама, принуда, фалшификация и други.
